Veľké zmeny a neistota je už štvrtý rok bežnou súčasťou rozhodovania vo firme. Akým spôsobom sa s neistotou dokážu firmy najľahšie a najefektívnejšie vyrovnať v záujme konkurencieschopnosti vlastnej spoločnosti na trhu?
Digitalizácia vo vzťahu k zamestnancom, zákazníkom a dodávateľom počas pandémie, následky vojnového konfliktu na biznis a spoločnosť ako sú zmeny v dodávateľských reťazcoch, volatilita cien energií a rastúca inflácia vytvárajú bezprecedentný tlak na rozhodovanie. Firmy musia pružne reagovať a prehodnocovať rozhodnutia na pravidelnej báze. Toto prináša tlak na efektivitu riadenia, na rýchlu dostupnosť správnych údajov či automatizáciu procesov.
Čo najviac pomôže firmám a ich manažmentom v súčasnosti rozhodovať a reagovať rýchlo a efektívne?
Technológia umožňuje veci, ktoré sa predtým nedali urobiť. V dôsledku toho sa spôsob podnikania mení viac a rýchlejšie ako kedykoľvek v minulosti. Organizácie musia s týmito zmenami súhlasiť a predovšetkým od finančných riaditeľov sa očakáva, že s nimi budú držať krok a budú ich čo najviac podporovať. Musia byť na ne pripravení a reagovať rýchlejšie ako kedykoľvek predtým. Vyžaduje si to know-how a flexibilitu, ako aj odvahu vyjsť zo zabehnutých koľají a objavovať nové možnosti. Finanční riaditelia musia opustiť svoju komfortnú zónu, aby získali nové znalosti a nové zručnosti – technologické, digitálne – aby umožnili svojej organizácii efektívne reagovať na zmeny prostredníctvom zlepšovania procesov a cieľových prevádzkových modelov.
Finanční riaditelia sú jednoznačne motorom zmien vo firmách, pretože ako prví vidia na číslach, čo sa deje vo firme a na trhu. Ako vlastne vnímajú zmeny, ktoré ich len čakajú?
V priebehu roka 2022 sme oslovili finančných riaditeľov v deviatich krajinách strednej a východnej Európy s otázkami týkajúcimi sa výziev, ktorým v súčasnosti čelia ich finančné oddelenia a aké trendy očakávajú do budúcnosti. Na prieskume sa zúčastnilo aj 43 finančných riaditeľov zo Slovenska. Prieskum medzi CFOs potvrdil tri hlavné trendy v procese transformácie fungovania finančných oddelení.
Priblížili by ste detailnejšie tie hlavné trendy?
Trend číslo 1 je digitalizácia a automatizácia – upriamte svoje úsilie na správu údajov, pretože ich relevantnosť a presnosť je kľúčom k ďalšej analýze. Optimalizujte a zefektívňujte procesy, lebo vám to môže pomôcť znížiť náklady a následne ich automatizujte, aby ste dosiahli ich efektívnosť.
Trend číslo 2 je vzdelávanie zamestnancov – zamerajte sa na schopnosti a spôsobilosti, ktoré bude vaša pracovná sila potrebovať v budúcnosti. Analyzujte schopnosti a spôsobilosti potrebné do budúcnosti, zamerajte sa na zvyšovanie kvalifikácie vašich zamestnancov a upriamte svoj náborový proces správnym smerom.
No a napokon posledný trend upozorňuje na fakt, že trhové turbulencie sú novým normálom – organizácie by mali pokračovať vo svojom transformačnom úsilí, aby dosiahli konkurenčnú výhodu a neodkladať transformačné projekty kvôli obdobiu hospodárskeho poklesu.
Na čo by mali dbať organizácie ešte predtým, ako sa pustia do implementácie novej technológie?
Veľký a takmer magický prísľub nových technológií dnes organizáciám umožňuje byť viac orientovanými do budúcnosti a konkrétnejšie napĺňať očakávania zákazníkov. Platí však, že ešte predtým, ako sa organizácie pustia do implementácie nových systémov a práce s novou technológiou, je potrebné „urobiť si poriadok“ v zbere a ukladaní údajov a vo vnútorných procesoch, inými slovami, všetky dáta a procesy by mali byť štandardizované.
Sú firmy v dnešnej dobe schopné vôbec nazbierané údaje a informácie dostatočným spôsobom vyhodnotiť, analyzovať, spracovať a využívať ich efektívne vo vlastný prospech?
Mnoho organizácií zápasí s neharmonizovanými údajmi a procesmi, často kvôli nedostatku či úplnej absencii riadenia údajov a procesov. Ak vo firme nie je osoba, ktorá by dohliadala na riadenie údajov a procesov, nekonzistentné údaje a neefektívne procesy zostanú na svojom mieste a organizácia nebude môcť naplno využívať pokročilé technológie. Preto sa odporúča určiť osobu zodpovednú za zefektívnenie dátových štruktúr a za štandardizáciu a zefektívnenie procesov v rámci organizácie.
Prečo je podľa vás aktuálne nevyhnutná automatizácia procesov v spoločnostiach?
Mnohé každodenné úlohy sú založené na pravidlách, ktoré možno ľahko štandardizovať a automatizovať, čím sa zvyšuje efektívnosť a zároveň sa znižuje riziko ľudskej chyby. Efektívna automatizácia pomocou technológií ako strojové učenie a umelá inteligencia môže ušetriť čas a umožniť spoločnostiam lepšie využívať ľudské zdroje.
Ako potvrdili výsledky nášho prieskumu medzi finančnými riaditeľmi, vyše 40 percent respondentov očakáva, že počet operácií, ktoré vykonáva finančné oddelenie, sa bude do budúcnosti zvyšovať. Navyše ťažisko úloh sa presúva zo zberu údajov na ich analýzu, ktorá je časovo aj kapacitne náročnejšia. V súlade s týmito trendmi až 95 percent finančných riaditeľov považuje digitalizáciu a automatizáciu za tému číslo jeden pre zabezpečenie lepšieho fungovania finančného oddelenia do budúcnosti.
Ktoré technológie umožňujú nielen riešiť problémy, ale aj efektívne realizovať rôzne projekty?
V práci finančného oddelenia môže byť napríklad spracovanie transakcií omnoho efektívnejšie pomocou technológie optického rozpoznávania znakov (OCR technológie) a automatického spracúvania pomocou robotov, analýza dát a plánovanie pomocou prediktívnych modelov a výkazníctvo s pomocou komplexných vizualizačných nástrojov či dokonca strojového učenia a umelej inteligencie.
Slovenskí finanční riaditelia v našom prieskume uviedli vysokú využívanosť cloudových IT riešení a rôznych komplexných riešení pre vizualizáciu dát. Naopak, technológie, ktoré zatiaľ nie sú využívané väčšinou firiem, sú tie, ktoré umožňujú analýzu veľkých dát a data mining, automatizácia procesov využívaním robotov, automatizované spracovanie dát a umelá inteligencia.
V našej praxi sa stretávame najmä s automatickým vyťažovaním údajov z faktúr či iných dokumentov pomocou OCR technológií a následným robotickým evidovaním týchto údajov do účtovného systému. Taktiež všeobecne obľúbený MS Excel je postupne nahrádzaný Alteryxom, ktorý poskytuje viac možností pri analýze údajov a automatizácii reportov. Na trhu existuje množstvo nástrojov, od veľmi jednoduchých a relatívne cenovo dostupných až po veľmi komplexné a je na manažmente spoločností, aby si z tejto ponuky vybrali to, čo je pre nich najvhodnejšie.
Takže platí, že s rastúcou potrebou pokročilých nástrojov na zhromažďovanie a analýzu údajov sa stáva ľudská pracovná sila vo financiách vlastne nadbytočná? Nahradia už v blízkej budúcnosti tradičných účtovníkov roboty?
Vzostup pokročilých nástrojov a automatizácie nie je pripravený nahradiť pracovníkov, ale doplniť ich. Keďže tieto nástroje zvyšujú efektivitu a produktivitu, finančné oddelenia získajú viac času a zdrojov, s ktorými môžu ich zamestnanci vykonávať dôležitejšie úlohy. Budúcnosť si bude vyžadovať finančných profesionálov so zručnosťami vedieť interpretovať údaje a navrhovať riešenia s cieľom dosiahnuť zisk.
To nás privádza k ďalšej výzve pre finančných riaditeľov: musia byť schopní manažovať pracovnú silu, ktorá dokáže držať krok s novým vývojom. Na rozdiel od čias, keď hral vedúcu úlohu tradičný účtovník, finančný profesionál budúcnosti bude potrebovať oveľa viac ľudí, ktorí dokážu spracovať obrovské objemy údajov, kooperovať s robotmi či umelou inteligenciou a pracovať s analytikou.
V ktorých funkciách finančného oddelenia vidíte vy osobne najväčší potenciál na automatizáciu?
Viac než polovica finančných riaditeľov na Slovensku vidí najväčší potenciál na automatizáciu najmä v daňovej agende a štatutárnom finančnom výkazníctve. Ďalšie oblasti, ktoré boli v prieskume spomenuté, sú proces obstarávania, skupinové výkazníctvo, transakčné účtovníctvo a tvorba prognóz a príprava rozpočtov. Z mojej praxe môžem poznamenať, že procesy, ktoré sú vo firmách najčastejšie automatizované, sú evidencia došlých faktúr, spracovanie miezd, cestovné náhrady a fakturácia. Firmy, ktoré majú s automatizáciou pozitívnu skúsenosť, spravidla nachádzajú ďalšie príležitosti na automatizáciu jednoduchšie.
Inovácie, automatizácia a digitalizácia nie sú lacné. Sú však nevyhnutné aj v dnešnej dobe, keď pre infláciu firmám veľmi narástli náklady?
Ako som už spomínal, jedným z hlavných odkazov nášho prieskumu je, že firmy by sa mali venovať transformačnému úsiliu, ak chcú dosiahnuť konkurenčnú výhodu. Navyše automatizácia môže viesť aj k zníženiu nákladov.
Ako je to z pohľadu finančných riaditeľov? Čo hovoria čísla zo spomínaného prieskumu?
Až 93 percent finančných riaditeľov na Slovensku sa domnieva, že dokážu procesy optimalizovať a zefektívniť tak, aby ušetrili náklady. Nemenej dôležité je, že zamestnancom, ktorí predtým strávili čas na repetitívnych úlohách s nízkou pridanou hodnotou, sa uvoľní čas na kreatívnejšiu prácu s vyššou hodnotou.
Priblížili by ste, čo všetko dokážu nové technológie dnes dosiahnuť pre napredovanie spoločností?
Výrazný technologický rast otvára organizáciám nové a vzrušujúce možnosti, pretože zefektívňujú svoje schopnosti riadenia podniku. Špičkové organizácie budujú dátové štruktúry, ktoré využívajú nielen finančné, ale aj prevádzkové údaje využívajúc tradičné zdroje informácií (ako ERP), ako aj novšie zdroje (napr. CRM, operačné systémy, dodávateľský reťazec), aby získali lepší prehľad.
V súvislosti s vývojom technológie a rastúcich možností prediktívnej aj preskriptívnej analýzy rastie aj dostupnosť údajov a schopnosť dostať z nich hodnotu. To umožňuje konverzáciu zmeniť z „čo sa stalo?“ na „čo sa stane?“ a „čo treba urobiť?“
Každý, kto chce pripraviť svoju organizáciu na budúcnosť, nemôže uniknúť zjavnej potrebe „upratať základy“. Avšak keď budú dáta a procesy „upratané“ a prepojené s efektívnymi systémami a spoločnosť bude mať zamestnancov so zručnosťami potrebnými na prácu s nimi, budúcnosť sa môže skutočne začať.
Finančné oddelenia budú pripravené na hladké fungovanie, v ktorom presné predpovedné modely riadia podnikanie, uzatváranie účtovných kníh na konci mesiaca vyžaduje len stlačenie tlačidla a ročná uzávierka trvá len niekoľko dní. A to ešte stále nie sme na konci všetkých možností, z ktorých sa tiež stane budúcnosť finančných oddelení.
Ako osobne vidíte budúcnosť finančných oddelení tak vo svete, ako aj na Slovensku?
Explodujúce objemy údajov, automatizácia procesov a moderné BI (business intelligence) nástroje – to všetko umocnené prechodom na cloud – vytvárajú novú vlnu príležitostí na transformáciu a rozšírenie úlohy a vplyvu, ktorý môžu mať vo firmách finančné oddelenia.
Moderní finanční riaditelia, ktorí túto príležitosť využijú, môžu svoju finančnú funkciu povýšiť z úlohy vykonávateľa úloh na biznis lídra, ktorý prináša nové poznatky a návrhy rozhodnutí, ktoré ovplyvňujú chod spoločnosti a prinášajú zisk.